Konsten att bygga ett mässbås


Den som aldrig varit på SfN Neuroscience – neurovetenskapernas absolut största konferens, med runt 30000 deltagare varje år – kan nog ha svårt att föreställa sig hur det är. Ända sedan jag började som doktorand har det varit konferensen folk talar om, ofta i from av skräckhistorier (Hotellbokningen! Värkande fötter! Vilse i mässhallarna!). Men allt jag hört har varit från forskarens/deltagarens perspektiv, så när jag fick veta att mitt nya (deltids)jobb som kommunikatör/PR-person på INCF inkluderade “fixa allt till vårt utställningsbås på SfN” visste jag nästan inget om vad jag skulle förvänta mig. Visst har jag gått på sånt som Tekniska Mässan någon gång, men att ställa ut i vetenskapliga sammanhang är annorlunda – väl?

Nja, är nog slutsatsen. Det mesta är “bara” tillämpad logistik. Här ska ni få se hur ett bås med två parallella slots för demos, en mingeldel och en infodel ser ut. Framifrån och bakåt i bilden:

*Båset. Består av tre ‘slots’ á 10×10 feet (3×3 meter). Utrymmet beställs långt i förväg, och innehåller per default inget annat än sina avgränsande väggar. Vår slot ligger i nedre högra hörnet av kartan på övre bilden. (De omgivande röda taggiga linjerna på kartan är postertavlor. Många hundra postertavlor.)
*Mattan. Beställs & levereras separat, och man kan välja mellan halvdussinet färger med oinformativa namn; “blue, red, burgundy, dark green, gray, black, blue jay, cayenne, and pepper” –> vi sejfar med svart (Noterat: de riktigt dyra&stora båsen har fjädrande underlag under mattan; ett effektivt sätt att få trötta fötter att signallera “ah, lyxbås! Stanna här!”).
*Rollups (stora delade bildväggen med hjärnan på). Egen frakt. Här skulle det ha stått en “postervägg” (liknande denna). Den försvann spårlöst i frakten till ett tidigare event, så jag fick se till att paniksnabbt kläcka en plan B; trycka nya canvaser till våra gamla rollups och sedan släpa med dem på flyget (snarare än att förvägsfrakta dem, vilket tar flera veckor). Här står de delvis ihoprullade, eftersom vi fick veta (när allt väl var uppställt på plats i båset) att inget fick vara högre än 8 feet. Jahapp, bara att vara glada att vi hade de kortare stödpinnarna med oss…
*Runt bord. Levereras separat, gick dessutom i kategorin “specialbeställningar”.
*Låga stolar. Leverarades ihop med de höga borden. Mycket populära bland båsgästerna.
*El. Beställs separat. Egna (amerikanska) skarvsladdar.
*Internet. Beställs separat, till *fruktansvärt* högt pris, men nödvändigt för flera av de demos vi visade. Router, switch och kablar medfraktade från Sverige, ihopkopplat och inställt av mig.
*Kollega (Raphael Ritz). Ansvarig för demoprogrammet i båset, har lyckligtvis till skillnad från mig varit med förr.
*Höga bord i svarta kjolar. Levereras “oklädda”, en särskild kille åker sedan runt med färdigveckat tyg som nitas fast. Vingliga som sjutton och lappade med flera generationer tejp. Även här kunde man välja färg, med tveksam ledning från färgnamnen. Färgerna matchar inte relaterade mattfärger eller varandra. Vi sejfade med svart även här. Vid vår ankomst saknade ett av borden kjol, förutsatt att det oklädda extravingliga bordet som stod på snedden i korridoren verkligen var vårt. Under “bordskjolarna” kan man lagra saker – vilket visade sig vara ett väldigt populärt feature hos våra demohållare och gäster.
*Barstolar. Levererades separat, så sent att vi hann börja bli riktigt nervösa. Dyra nog att hyra att grannbåset köpt en bunt snygga regissörsstolar istället; “det blev billigare så”. Dammiga som sjutton vid ankomst; har antagligen bott i ett lager i flera år.
*2 x demosetup: Stor skärm på stativ, liten skärm plus (antik) stationär dator, tangentbord och mus. Specialbox under för att switcha mellan vad som visas på stora skärmen: medtagen laptop eller stationära datorns lilla skärm. Notera de olika skärmformaten? Inte helt lätt att få visningen rätt utifrån de förhållandena. Alla datorprylarna levererades och kopplades in av en särskild leverantör, men vi fick fippla en hel del efteråt för att det skulle bli användbart.
*Anslagstavlor för medtagna posters; posterbyte vid varje demo. (tavlorna levereras separat av ett särskilt företag. Visade sig ha helt andra mått än på den spec vi fick. Men tack och lov var de större, inte mindre)
*Folderställ – ett medtaget ihoprullbart och ett panikbeställt på plats.
*Presentationsbord med tryckmaterial; skulle ha varit det lilla bordet som ingår i posterväggens transportbox, fick panikbeställas efteråt när vi insåg att posterväggen var borta. Tryckmaterialet, totalt 32 kilo tungt, förvägsfraktades till stor del; frakten gick typ tre veckor innan utställningen och beställdes hos en agent i Göteborg. Kartongerna packades extremt omsorgsfullt av mig i enorma mängder tejp och bubbelplast, vilket tog sådan tid att jag gick från jobbet först halv sju på kvällen på min egen födelsedag. Men liknande frakter vi fått *till* kontoret har anlänt i väldigt dåligt skick, och utan tryckmaterial är det ingen större idé att ha båset…
I folderställen:
— Workshoprapporter fr o m 2006. De flesta fick nybeställas eftersom de var så gott som slut; tack och lov inventerade jag trycksaksförrådet i tid, redan i augusti…
Nyhetsbrev #1-3 för i år. 2:an var min första arbetsuppgift när jag började i juni, 3:an gjorde jag under stor tidspress precis i tid för att trycka innan vi åkte, så det nyhetsbrevet fick åka i våra resväskor.
På bordet:
— Officiella rapporter: årsrapport, strategirapport, introduktionsrapport.
— Flyers: nästa års neuroinformatikkonferens i Kobe, MUSIC – ett verktyg vi utvecklar, demoprogrammet för montern. Skrivna & layoutade av mig i sista minuten innan vi åkte, eftersom vissa “vore det inte bra att ha…” inte faller någon in förrän i just sista minuten. Tryckta/utskrivna på plats på FedEx. Dyrt men smidigt.
— Andra flyers: sånt som våra japanska, engelska och amerikanska kollegor haft med sig.
— Diverse andra broschyrer.
— Pennor och block. Försvinner så fort man vänder ryggen till. *Alla* giveaways verkar populära; de amerikanska kollegorna i båset mittemot har gett bort runt 2000 exemplar av ett enkelt foto-/pappersställ.
*Mindre rollup (bakom bortre bordet), gör reklam för tidigare nämnda konferens. Paniklayoutad och -beställd av mig en vecka innan vi åkte, när kollegan som ansvarar för konferensen kom på att säga att vi haft en rollup för konferensen något tidigare år, och vore inte det trevligt att ha igen? Levererades så sent att den fick åka med den sist anlända kollegan som flög först två dagar efter oss. Visade sig vara en mycket lätt och trevlig sak – om än med en beklaglig tendens till att stå snett tills man vänt på den helt uniforma stödpinnen ett par gånger – som vi släpat med oss till diverse kvällsevents.

Puh. Jag lovar, jag kommer aldrig mer kunna se på ett mässbås på samma sätt igen — hädanefter kommer alla mässbås jag råkar på se ut som en gigantisk samling av lösa delar, ditfraktade mot alla odds, i ständig kamp mot logistikversionerna av Murphys lag.

Nu ska vi bara få ner och hem allt igen 🙂